Arts funders moving forward on integrated reporting

Today I receive a press release from the Canada Council that relates to a NG project: a system of data collection by municipal, provincial, and federal arts funders.

Doug says that this may be the most valuable thing that the firm has ever done.

The story is that in 2003/04 NetGain Partners began working with the Intergovernmental Roundtable of Arts Funders and Foundations (IRAFF) to craft this system (I will eventually post this more succintly as a case study on the official website as well). The original assignment was two-fold: 1. examine audits to look for indicators of financial health to assist grants officers in evaluating applications and 2. collect aggregate data about funding clients.

But it turned out a lot of the data was bad or corrupt. The clients (such as my little dance organization) would submit their books to an accountant and pay a nice little fee to an accountant. Each accountant has their own way of doing the accounting which is, I would venture, somewhere on the scale of incomprehensible to confusing to some arts administrators. Most can read your basic audit. But then when it comes time to submit data from the audit to various granting agencies, they all ask for data from categories that don't exist in your audit! Different ones! Ones you may even have to make up (of course I nor anyone I have ever worked with has ever done this but I have heard rumours).

One must go into the murky world of figures and break down numbers into new categories. One breakdown for the Canada Council, another one for the Ontario Arts Council, maybe more for non-governmental charitable foundations, etc. Non-accountants (sometimes even dancers! Or writers! who happen not to be math whizzes) are sometimes responsible for this. Given my own experiences with the granting merry-go-round I am not surprised to hear that NG found that 30% of the data was corrupt in some way.

So the firm prescribed a solution: create one template that could be given to the accountant to fill out that would be accepted by all the granting agencies.

The accountant also deserves a proverbial "shout-out" here - so let's give props to David Trahair. He put the caseware audit template together.

It's been five years but something is finally "moving forward."

Official Press Release from the Canada Council follows:
Information Bulletin
Arts funders moving forward on integrated reporting
Ottawa, August 5, 2008 — An integrated financial and statistical online database called CADAC (Canadian Arts Data/ Données sur les arts au Canada) is being developed for launch in late 2008.
CADAC is a web-based database that will lighten the administration burden on arts organizations applying for operating funding to one or multiple public funders by enabling them to submit one set of financial and statistical information.
For years, arts funders have heard from the organizations they fund that they would like a more unified approach to the complex and comprehensive funding application processes. A key element is the financial and statistical data required by each funding agency. The CADAC benefits for arts organizations, arts funders and the broader sector are:
- Arts organizations will have access to reports and historical data on their own organizations, as well as reports that compare their data to all the data in CADAC for similar organizations – by size, region or discipline.
- Financial and statistical information will be secure. Only the arts funders will have access to the information provided by arts organizations applying to their programs.
- Arts funders and arts organizations will be able to use the aggregate data to identify trends and monitor the overall health of the arts sector.
- The arts sector will be able to speak with a common voice on the impact of the arts.
Pilot testing of the database is expected to begin in October with a number of arts organizations and will proceed throughout the fall. Once the testing is complete, CADAC will be phased in gradually over the next two years, beginning in late 2008.
This initiative was originally conceived by the Intergovernmental Roundtable of Arts Funders and Foundations (IRAFF) in Ontario and shepherded through the development phase by the Ontario Arts Council. The following are member partners: the Alberta Foundation for the Arts, the British Columbia Arts Council, the Canada Council for the Arts, the Manitoba Arts Council, the Ontario Arts Council, the Saskatchewan Arts Board and Toronto Arts Council. Discussions are ongoing with other provincial, territorial and municipal arts funders to encourage them to join the partnership.
In addition, the CADAC initiative has supporting partners: the Department of Canadian Heritage, the Ontario Cultural Attractions Fund, the Ontario Ministry of Culture, the Ontario Trillium Foundation and the City of Toronto.
The Canada Council for the Arts will be the secretariat and host for CADAC.
For more information: CADACInfo@thecadac.ca
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Bulletin d’information
Nota : Puisque ce courriel est distribué par des agences fédérales, provinciales et municipales de soutien aux arts, il est possible que vous receviez plus d’un exemplaire de ce courriel. Veuillez-nous en excuser.
Progrès des travaux d’intégration des rapports aux organismes de soutien aux arts
Ottawa, le 5 août 2008 — La base de données financières et statistiques intégrées en direct nommée CADAC (Canadian Arts Data/ Données sur les arts au Canada) est en développement et devrait être lancée vers la fin de 2008.
CADAC est une base de données sur le web destinée à alléger le fardeau administratif des organismes artistiques qui présentent une demande d’aide au fonctionnement à un organisme public de soutien ou plus, en leur permettant de présenter une seule série de données financières et statistiques. Depuis plusieurs années déjà, les clients des organismes de soutien aux arts leur demandent actuellement d’unifier davantage leurs processus de présentation de demandes de fonds très complexes et détaillés. Le volume de données financières et statistiques exigé par chacune des agences de soutien est un élément clé de cette complexité. CADAC présente les avantages suivants aux organismes artistiques, aux organismes de soutien aux arts et au secteur dans son ensemble :
- Les organismes artistiques pourront obtenir les rapports et données antérieures de leur propre organisme, ainsi que les rapports comparant leurs données à toutes les données de CADAC sur des organismes similaires – selon la taille, la région ou la discipline. - Les données financières et statistiques seront protégées. Les données fournies par un organisme artistique qui présente une demande de soutien financier ne pourront être affichées que par l’organisme de soutien aux arts qui offre le programme de soutien en question. - Les organismes de soutien et les organismes artistiques pourront utiliser les données d’ensemble pour relever les tendances et constater l’état de santé général du secteur des arts. - Le secteur des arts pourra parler d’une voix commune sur le thème de l’incidence des arts.
En octobre, plusieurs organismes devraient commencer la mise à l’essai de la base de données et la période d’essai se poursuivra tout au long de l’automne. Une fois cette étape terminée, CADAC sera mis en application graduellement, à compter de la fin de 2008 et au cours des deux prochaines années.
L’initiative avait été conçue à l’origine par la Intergovernmental Roundtable of Arts Funders and Foundations (IRAFF) en Ontario et son développement a été piloté par le Conseil des arts de l’Ontario. Les partenaires de CADAC sont : la Alberta Foundation for the Arts; le British Columbia Arts Council, le Conseil des Arts du Canada; le Conseil des Arts du Manitoba; le Conseil des arts de l’Ontario; le Saskatchewan Arts Board; et le Toronto Arts Council. Des discussions sont en cours avec d’autres organismes provinciaux, territoriaux et municipaux de soutien aux arts et ceux-ci sont encouragés à se joindre au partenariat.
De plus, l’initiative CADAC compte des partenaires de soutien : le ministère du Patrimoine canadien; le Fonds pour les manifestations culturelles de l’Ontario; le ministère de la Culture de l’Ontario; la Fondation Trillium de l’Ontario; et la ville de Toronto.
Le Conseil des Arts du Canada sera l’organisme hôte de CADAC et en hébergera le Secrétariat.
Pour des renseignements additionnels : CADACInfo@lecadac.ca